5 étapes pour réduire la facture télécom de votre entreprise
L’optimisation des coûts téléphoniques est devenue une nécessité pour les entreprises, quelle que soit leur taille. Bien que difficile à mettre en place, cette approche offre des résultats immédiats : meilleure productivité, économie de ressources, performance technique… Le tout en 5 étapes !
Une fois installé et opérationnel, le système télécom d’une entreprise n’est, souvent, plus sa priorité numéro 1. La facture, qui en résulte chaque mois, fait partie du « budget contrainte » de nombreuses sociétés. D’après une étude d’Aberdeen Group, les coûts télécoms font partie des cinq dépenses les plus importantes en entreprise : ils peuvent représenter jusqu’à 25 % du budget IT.
Votre parc télécom est un système changeant. Il évolue au rythme des technologies, des usages qu’en font vos employés ainsi que les nouvelles pratiques des opérateurs. Pour rester dans le vent et économiser de précieuses ressources, voici les 5 étapes à suivre pour optimiser vos coûts en matière de communication.
1. Vérifier ses factures
Trop d’erreurs se glissent trop souvent dans les factures. Vérifiez que les termes de vos contrats et abonnements sont bien mis en application… Et que vous ne souscrivez pas à un service inutile – ou que vous utilisez trop peu.
Centraliser et vérifier les factures est une tâche colossale, surtout si différents forfaits coexistent ou que chaque site reçoit sa propre facturation. En revanche, les économies en jeu sont très importantes.
Si vous n’avez ni le temps, ni le capital humain pour vous attaquer à ce travail, il existe des solutions très rentables :
- Déléguer la tâche à un expert télécom, qui réalisera dans le même temps un audit de votre situation.
- Utiliser des outils de TEM (Telecom Expense Management ou « gestion des dépenses télécoms »), de plus en plus courants et simples d’accès.
Ces derniers mettent à votre disposition des tableaux de bord, des analyses et un reporting régulier des usages de votre entreprise en matière de communication. Les informations apparaissent clairement, sont faciles à lire et deviennent de grandes aides à la décision.
2. Faire l’inventaire de son parc télécom
Connaître les éléments qui composent son système de téléphonie est un impératif. Matériels, lignes, abonnements, contrats, services… Rassembler ces informations n’est pas une mince affaire, d’autant plus qu’elles sont souvent dispersées entre les personnes, les services ou les différents sites de l’entreprise.
La tâche peut rapidement devenir chronophage, surtout lorsqu’une société cumule différents fournisseurs et opérateurs. La recherche de ces données et leur analyse demande un investissement important, mais cartographier son parc télécom mène à des résultats inattendus.
Vous serez ainsi plus à même de maîtriser votre budget global, la répartition des coûts (entre téléphonie fixe et mobile par exemple), cibler les services ou employés qui consomment le plus ou les périodes avec les pics de communication les plus importants.
3. Auditer pour mieux régner
Une fois les factures centralisées et votre inventaire réalisé, passons à la phase suivante de l’opération : celle du changement et des premiers résultats.
Il s’agit d’interpréter les données rassemblées jusque-là, puis d’identifier et d’étudier les pratiques derrière votre consommation. Rationaliser ses coûts, choisir ce qu’il faut optimiser, ou au contraire, ce dont il faut se débarrasser (une ligne inutilisée par exemple)… Tout cela deviendra plus clair à la lumière de cet audit maison.
En confrontant vos résultats à la réalité de votre consommation, vous identifierez très vite les sources de gaspillage, si vos abonnements sont adaptés aux usages que vous en faites, etc.
Et vous pourrez ensuite passer aux bonnes pratiques ! Par exemple, si certains employés ont une tendance à la consommation excessive, vous pouvez paramétrer des alertes. Disponibles pour de nombreux services, elles permettent de sensibiliser les utilisateurs aux coûts de consommation.
Autre conseil : pour les commerciaux en voyage, plutôt que dépenser tout son forfait data mobile, invitez-les à se connecter au WiFi à chaque fois que cela est possible ou de privilégier le SMS à l’appel si cela n’est pas indispensable.
4. Anticiper ses besoins télécoms
Un audit vous permet de connaître l’état de vos télécoms à un instant T. Il s’agit maintenant d’anticiper la croissance de l’entreprise, ses futurs besoins, et d’adapter vos futurs comportements de consommation.
Par exemple, si vous souhaitez vous ouvrir sur un marché à l’international, vous pouvez prédire les coûts à venir en cherchant un abonnement en conséquence.
Vous constatez une utilisation de plus en plus fréquente des mobiles par rapport aux fixes ? Adaptez dès aujourd’hui votre offre aux usages de vos employés et débarrassez-vous du superflu.
Connaître les capacités et les besoins actuels de votre parc télécom est essentiel pour concevoir sa future architecture. Autrement dit, gardez un œil sur les impératifs et les enjeux en matière de téléphonie.
Passer cette étape entraîne des achats injustifiés (lignes, postes, abonnements non adaptés), et donc des pertes de ressources. Ne vous faites pas dépasser, et vous vous en sortirez sans trop dépenser.
5. Négocier, encore et toujours
Les opérateurs ne sont pas que des marchands de minutes aux grilles tarifaires obscures. Leur intérêt est de vous fidéliser, et donc de s’ouvrir à la négociation (voire la renégociation) de votre offre : remises, alignement sur les prix concurrents… Il est primordial de créer un contact privilégié avec son opérateur.
Dans un contexte de dérégulation des télécoms et d’hyperconcurrence, il est facile de se perdre face à l’offre pléthorique. Demander l’avis d’un tiers de confiance, tel qu’un expert en achat télécom, est une idée qui peut alors s’avérer très rentable.
Un consultant vous aidera à faire un choix intelligent, à renégocier un contrat onéreux ou à décrypter des contrats et des options obscures… Son pouvoir de négociation et sa connaissance du marché seront d’une aide précieuse.
Le meilleur dans tout cela ? Vous gardez la décision finale en main.
Optimiser ses coûts et réduire sa facture télécom est un processus qui peut s’avérer long et coûteux en temps. Mais le retour sur investissement d’une telle démarche se fera immédiatement sentir. Avec une offre adaptée, une bonne connaissance de vos besoins et de vos usages de consommation… Vos économies télécoms deviendront monnaie courante.
