1 .Préambule

La protection de vos données personnelles est un élément essentiel de notre relation.
Conformément à la Loi Informatique et Libertés et au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), 5IS Telecom s’engage, dans le cadre de ses activités, à assurer la protection, la confidentialité et la sécurité des données personnelles.

Cela est concrétisé par la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles adéquates pour garantir un traitement en conformité avec le RGPD. Cette politique a pour objectif de vous informer sur les catégories des données personnelles que nous traitons, les finalités des traitements appliqués à vos données personnelles et leur durée de conservation, et vos droits sur les données personnelles vous concernant.

2. Qu’est-ce qu’une donnée personnelle ?

L’article 4 du RGPD définit la donnée à caractère personnel comme « toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable […] ; « une personne physique […] peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale ».

3. Quelles catégories de données personnelles traitons-nous ?

Nos équipes veillent à recueillir et à traiter uniquement les données personnelles nécessaires à la réalisation des services souscrits dans le cadre de nos activités.

En ce sens, nous pouvons être amenés à collecter différentes catégories de données personnelles auprès de nos clients ou résultant de l’utilisation de nos produits/services, notamment :

  • Des données d’identification (exemple : nom, prénom, numéro de Siren, etc.)
  • Des données de contact (exemple : adresse postale, adresse électronique, numéro de téléphone, etc.)
  • Des données de connexion et d’usage (exemple : adresse IP, logs de connexion, etc.)
  • Des données financières (exemple : moyen et historique de paiement, RIBetc.)
  • Des données commerciales (exemple : type de service/produit dont nos clients bénéficient)
  • Des informations RH (exemple : CV, lettre de motivation, Contrats de travail, etc.)

4. Pourquoi traitons-nous vos données personnelles ?

Toutes les données personnelles que nous traitons ont des finalités déterminées, explicites et légitimes, conformément au RGPD.
Dans ce cadre, vos données personnelles peuvent notamment être traitées pour les objectifs suivants :

  • Finalités d’exécution des contrats
    • Gestion de vos produits, vos abonnements et de votre utilisation de nos services
    • Authentification et identification sur nos portails clients
    • Communication clients dans le cadre des opérations de maintenance technique
    • Gestion des commandes et factures
    • Traitement des réclamations et des résiliations
    • Hébergement de données clients
    • Suivi des dossiers de candidature déposés sur notre site web
  • Intérêts légitimes
    • Lutter contre la fraude
    • Gérer les impayés
    • Déployer des produits et des services 5IS Telecom
    • Déployer et sécuriser les réseaux
    • Répondre aux enquêtes de satisfaction dans le but de déterminer les axes d’amélioration de nos services
    • Réaliser des études statistiques
  • Exigences légales et réglementaires
    • En notre qualité d’intégrateur et d’opérateur de services informatiques et télécom, nous pouvons aussi être amenés à effectuer un traitement de vos données personnelles pour nous acquitter de nos différentes obligations légales et réglementaires.

5. Qui traite vos données personnelles ?

Afin d’accomplir les finalités mentionnées ci-dessus, ces données personnelles sont transmises uniquement à des destinataires habilités et compétents, conformément à la règlementation en vigueur, à savoir :

  • Services internes et sous-traitants de 5IS Telecom
  • Partenaires et éventuels prestataires de 5IS Telecom
  • Autorités compétentes sur leurs demandes en réponse à une procédure judiciaire

6. Comment sécurisons-nous vos données personnelles ?

Nous avons défini des mesures techniques et organisationnelles pour assurer la protection de vos données personnelles. Les mesures prennent en compte la nature des données et le niveau de risque que présente le traitement.
En ce sens nous avons mis en place :

  • La sécurité des accès physiques et logiques
  • La sécurité de l’exploitation
  • La sécurité des actifs
  • La sécurité dans les relations avec les sous-traitants
  • La gestion et la sécurité des ressources humaines (campagnes internes de sensibilisation à la protection des données personnelles et à la sécurité des systèmes d’information et charte informatique annexée au règlement intérieur)

7. Quelle est la durée de conservation de vos données personnelles ?

Nous conservons vos données personnelles pour des durées permettant de répondre aux obligations légales et contractuelles et d’accomplir les finalités citées précédemment.
La durée de conservation de ces données peut dépendre du service souscrit. Ces durées sont décrites et maintenues à jour au sein du référentiel documentaire RGPD.
Lorsque la loi nous l’impose, nous conservons certaines informations pour une durée nécessaire au respect des dispositions légales et réglementaires applicables dans le cadre de nos activités.

8. Cookies et traceurs

Lors de l’utilisation de notre site internet, des informations relatives à la navigation du terminal (ordinateur, tablette, smartphones, etc.) de l’utilisateur sont susceptibles d’être enregistrées dans des fichiers « cookies » installés sur son terminal. Ces cookies sont nécessaires au bon fonctionnement du site et nous permettent d’améliorer le service proposé sur le site internet.

5IS Telecom n’utilise pas de cookies publicitaires et ne pratique pas de ciblage publicitaire

9. Quels sont vos droits ?

Conformément au RGPD, vous disposez de différents droits sur vos données personnelles, à savoir : un droit d’accès, un droit à la portabilité, un droit à la rectification, un droit d’effacement, un droit de limitation et un droit d’opposition.
Il est donc important que les informations que vous nous transmettiez soient exactes et à jour, et que vous nous informiez sans délai de tout changement significatif vous concernant.

10. Comment exercer vos droits ?

Vous pouvez exercer vos droits en vous adressant au responsable de traitement de 5IS Telecom. Une réponse vous sera apportée dans un délai d’un mois.
Au besoin, ce délai pourra être prolongé de deux mois (article 12 du RGPD), compte tenu de la complexité et du nombre de demandes éventuellement reçues. Dans ce cas, vous serez informé dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande de cette prolongation et les motifs du report.
Des procédures internes permettent de traiter les demandes d’exercices des droits dans les délais impartis. Les réponses dépendent aussi de l’existence ou non d’une contrainte technique ou d’une exemption légale.

Vous pouvez contacter le responsable par voie postale à l’adresse suivante :

5IS  TELECOM
Responsable à la Protection des Données
3030 Chemin Saint Bernard
06220 Vallauris
Ou par email à l’adresse électronique suivante : rgpd@5istelecom.fr

11. Modification de la politique de confidentialité

5IS Telecom se réserve le droit de faire évoluer la présente Politique de confidentialité à tout moment, notamment en application des changements apportés aux lois et réglementations en vigueur. Les modifications apportées vous seront notifiées via notre site web ou par email, dans la mesure du possible trente (30) jours au moins avant que ceux-ci n’entrent en application. Nous vous recommandons de vérifier ces règles de temps en temps pour rester informé de nos procédures et règles concernant vos informations personnelles.

Sources et références :

https://www.cnil.fr/fr
https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FR/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679
https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000000886460

CONCERNANT L’APPLICATION MOBILE (WeeVo Phone)

Fonctions de notre application
Les fonctions de notre application ne peuvent être utilisées qu’avec un serveur pour lequel vous, votre entreprise ou votre employeur avez acheté et configuré une version sous licence du logiciel de communication 5IS. Les fonctions de l’application ne seront disponibles qu’après authentification et synchronisation des données avec les serveurs correspondants.

Comment nous collectons vos données personnelles
5IS est le responsable du traitement de vos données personnelles aux fins décrites dans cette déclaration. Si vous choisissez de ne pas fournir les données personnelles, vous ne pourrez peut-être pas utiliser le service / la fonction ou l’assistance technique souhaité(e).

Pour les utilisateurs finaux professionnels
Les données personnelles sont collectées directement auprès de vous ou par l’intermédiaire de votre employeur. Si vous choisissez de vous connecter et d’utiliser nos services, nous traiterons les données personnelles nécessaires à la fourniture de ce service.

Pour les clients professionnels
Les données personnelles peuvent être collectées par l’intermédiaire de votre employeur. Si votre employeur nous fournit vos données personnelles, nous supposons qu’il vous a informé de l’étendue et de la finalité de cette collecte.

Quelles données personnelles nous collectons et traitons
Lors du téléchargement de l’application, nous traitons les informations nécessaires pour le télécharger à partir du marché respectif, en particulier le nom d’utilisateur, l’adresse e-mail et le numéro de client de votre compte, l’heure du téléchargement, les informations de paiement et l’identifiant individuel de l’appareil. Nous ne maîtrisons pas la finalité et les moyens de la collecte de ces données et n’en sommes donc pas responsables. Nous ne traitons les données que dans la mesure nécessaire pour télécharger l’application sur votre appareil et à d’autres fins techniques liées à la disponibilité et au développement de l’application.

Requis pour la fourniture de notre service
Les catégories de données personnelles décrites ci-dessous sont traitées et générées lors de l’utilisation de l’application. Ces données sont nécessaires à des fins techniques pour augmenter la facilité d’utilisation des fonctions de l’application et pour assurer la stabilité et la sécurité.

  • Informations de l’utilisateur
  • Informations de contact
  • Données de trafic
  • Contacts professionnels
  • Liste de contacts de l’appareil (consentement requis)
  • Photo et médias (consentement requis)
  • Statistiques d’utilisation (consentement requis)
  • Informations sur le chat

Informations de l’utilisateur
Lorsque vous vous connectez à notre application, nous traitons les informations de l’utilisateur liées à votre profil. Ces données consistent en : Nom d’utilisateur et mot de passe. Nous traitons ces données sur la base d’une obligation contractuelle convenue avec votre employeur.

Informations de contact
Si vous nous contactez par e-mail ou via notre formulaire de contact, nous traiterons les informations nécessaires pour répondre à votre demande. Ces données consistent en : Adresse e-mail et, le cas échéant, votre nom et votre numéro de téléphone.

Nous traitons ces données sur la base de notre intérêt légitime à répondre à vos questions commerciales.

Données de trafic
Lors de l’utilisation de notre application, les données de trafic seront traitées. Ces données sont nécessaires pour faciliter la communication. Les données de trafic sont générées et traitées automatiquement lorsque les utilisateurs finaux communiquent via l’App et consistent en : des informations sur les participants, le numéro appelant et appelé, l’adresse IP connectée, la date, l’heure, la durée de l’appel, la quantité de données utilisées, et en itinérance, nous enregistrons le réseau qui a été utilisé.
Nous traitons ces données sur la base d’une obligation contractuelle convenue avec la partie qui vous a fourni l’accès à l’application. Dans la plupart des cas, ce sera votre employeur.

Contacts professionnels
Lors de l’utilisation de notre application, les contacts professionnels peuvent être traités par le service pour lequel vous, votre entreprise ou votre employeur avez acheté et configuré une version sous licence du logiciel de communication 5IS. Les contacts professionnels sont gérés et configurés par votre employeur et, le cas échéant, vous fourniront un aperçu des autres utilisateurs finaux professionnels enregistrés par votre employeur.
Les contacts commerciaux sont consultés et traités après authentification et synchronisation des données avec les serveurs correspondants.
Nous traitons ces données sur la base d’une obligation contractuelle convenue avec la partie qui vous a fourni l’accès à l’application. Dans la plupart des cas, ce sera votre employeur.

Liste de contacts de l’appareil
Lorsque vous utilisez certaines fonctionnalités, nous vous demandons votre consentement pour utiliser les contacts de votre appareil. Nous n’utiliserons pas ces données si vous n’y consentez pas. Si vous ne consentez pas, vous ne pourrez peut-être pas utiliser toutes les fonctions de notre application.
Vous pouvez ensuite accorder ou retirer votre consentement à tout moment en utilisant les paramètres de l’application ou de votre système d’exploitation.
Si vous y consentez, les contacts de votre appareil seront accessibles via l’application. Les données sont stockées sur l’appareil et sur chaque base de contact unique, l’utilisateur peut demander à synchroniser ces données sur notre serveur pour améliorer l’expérience utilisateur.
Nous traitons ces données sur la base de votre consentement.

Photo et média
Lorsque vous utilisez certaines fonctionnalités de notre application, nous vous demandons votre consentement pour utiliser vos photos et médias. Nous n’utiliserons pas ces données si vous n’y consentez pas. Si vous ne consentez pas, vous ne pourrez peut-être pas utiliser toutes les fonctions de notre application.

Vous pouvez ensuite accorder ou retirer votre consentement à tout moment en utilisant les paramètres de l’application ou de votre système d’exploitation.

Si vous consentez et utilisez la fonctionnalité, vos données pourront être stockées sur nos serveurs concernant la partie qui vous a fourni l’accès à l’application. Dans la plupart des cas, ce sera votre employeur.

Nous traitons ces données sur la base de votre consentement.

Statistiques d’utilisation
Sous réserve d’un consentement approprié, notre application collecte des données d’utilisation anonymes pour déterminer un indicateur statistique lié à l’utilisation que nous pouvons utiliser à des fins d’intelligence économique pour améliorer notre application et la rendre plus attrayante pour vous en tant qu’utilisateur final. Les données sont anonymisées dès le départ et ne peuvent à aucun moment être associées à une personne identifiée ou identifiable. Vous pouvez ensuite accorder ou retirer votre consentement à tout moment en utilisant les paramètres de l’application.

Nous traitons ces données sur la base de votre consentement.

Informations sur le chat
Lors de l’utilisation de notre fonctionnalité de messagerie au sein de notre application, nous traiterons les données nécessaires pour faciliter la communication, ces données se composent de : l’adresse IP, les données de connexion, les messages de chat, le partenaire de chat, l’état des messages de chat, les fichiers transmis.

Les données collectées dans l’application sont ensuite synchronisées avec le serveur correspondant sur lequel le logiciel 5IS est installé dans la mesure nécessaire pour fournir les fonctions pertinentes. Vous seul avez accès aux données stockées uniquement dans l’application. La partie correspondante qui vous a fourni l’accès à l’application a accès aux données situées sur le serveur.

Nous traitons ces données sur la base d’une obligation contractuelle convenue avec la partie qui vous a fourni l’accès à l’application. Dans la plupart des cas, ce sera votre employeur.

Avec qui nous partageons les données
Dans certaines circonstances, par exemple en raison de la législation, il peut être nécessaire de transmettre des informations aux autorités. La divulgation peut également avoir lieu si nécessaire pour établir ou défendre des réclamations légales.

5IS est un groupe d’entreprises situées dans l’EEE, dans le cadre de nos activités à l’échelle du groupe, nous pouvons partager des statistiques d’utilisation agrégées sur nos clients et utilisateurs finaux sous forme de renseignements commerciaux et de statistiques avec les membres du groupe. Nous le faisons sur la base d’accords à l’échelle du groupe, dans lesquels nous avons cartographié les transferts et désigné la responsabilité du respect de la loi sur la protection des données parmi les membres.

Afin de communiquer via notre application, il nous est nécessaire de transmettre des données de trafic via des opérateurs. 5IS utilise plusieurs fournisseurs d’infrastructure européens, et ces opérateurs traitent donc des données personnelles. Ces opérateurs sont indépendamment responsables du traitement des données au sein de leurs réseaux respectifs.

Nous pouvons également transmettre vos informations personnelles à des tiers internes ou externes agissant en tant que (sous-)processeurs de données pour nous, cela peut être en relation avec l’hébergement de vos données, notre fonctionnalité de chat, les analyses de veille économique, etc.

Stockage et rétention
Toutes les données sont stockées sur des serveurs au sein de l’EEE et vos données personnelles ne sont donc pas soumises à des transferts internationaux vers des pays tiers sans décision d’adéquation.

La désinstallation de l’application supprime définitivement toutes les données de l’application. Nous n’avons aucune influence sur la durée de stockage des données sur les serveurs et ne sommes donc pas responsables de celle-ci.

Sécurité
5IS a mis en place des normes généralement acceptées de technologie et de sécurité opérationnelle afin de protéger les données personnelles contre la perte, l’utilisation abusive, l’altération ou la destruction. Seul le personnel autorisé d’5IS a accès aux données personnelles et ces employés sont contractuellement ou statutairement tenus d’assurer la confidentialité de ces données.

5IS mettra en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour s’assurer que le traitement de vos données personnelles est effectué conformément à la loi sur la protection des données, en garantissant notamment un niveau de sécurité approprié.

L’application utilise le cryptage SSL pour les données et la connexion audio au serveur. Les données ne sont donc pas accessibles par des tiers.

Vos droits
En vertu du RGPD, vous disposez d’un certain nombre de droits concernant notre traitement de vos données personnelles. Pour exercer ces droits, veuillez nous contacter via nos coordonnées.

  • Droit d’accès
  • Droit de rectification ou d’effacement
  • Droit de limitation du traitement
  • Droit d’opposition
  • Droit à la portabilité des données

5IS n’a pas accès aux données contenues dans l’application. Dans l’application, vous pouvez afficher, corriger, effacer des données ou révoquer votre consentement. En règle générale, vous pouvez exercer vos droits par l’intermédiaire de la partie qui vous a fourni l’accès à l’Application, dans la plupart des cas, il s’agira de votre employeur.

Questions ou plaintes
Si vous avez des questions concernant le traitement de vos données personnelles, vous pouvez contactez 5IS ou notre DPO via les informations de contact.

Veuillez noter que vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de surveillance compétente si vous estimez que le traitement de vos données personnelles par 5IS enfreint le RGPD ou d’autres lois sur la protection des données.